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Problématique
 Les
collectivités gèrent de nombreux documents
entrants, sortants et internes de différents
types et de différentes natures. Une fois
exploités, ces éléments doivent être
archivés légalement à la fois pour prouver
leur authenticité mais également pour
pouvoir les consulter en cas de besoin.
Comment
une organisation peut-elle facilement
recueillir, classer et conserver légalement
pour une longue durée des documents à des
fins de consultation et publication ultérieure ?
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Réponse : Acropolis Gestion de l'archivage
Acropolis donne aux
organisations les moyens de recueillir,
classer, conserver leurs
documents dématérialisés de façon fiable et de les
restituer fidèlement même après de longues
périodes (exemple : 30 ans d'archivage
obligatoires pour les documents
d'assurances).
Notre progiciel gère l'archivage légal qui
demande des précautions supplémentaires pour
que le document possède une valeur de preuve
: l'horodatage, l'authentification du
propriétaire du document, l'historique des
transactions effectuées sur le document...
Grâce à Acropolis, les documents de tout
type (courriers, factures, bons de
livraison...) et de toute nature (papier,
fax, mail...) peuvent être archivés
légalement directement dans l'outil ou sur
un support externe. Les recherches sont
simples : pour un document Online, elles
s'effectuent à partir de mots clefs, du
contexte...pour le stockage externe,
Acropolis indique sur quel support se situe
le document recherché. L'utilisateur peut ensuite
éditer ses documents sous forme de dossier
avec sommaire et pagination automatique.
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Archivage fiable et
pérenne des documents et mails