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Problématique
 De nombreuses
collectivités utilisent un plan de
classement pour gérer leurs documents.
Celui-ci est souvent employé de façon
incorrecte par les nombreuses personnes qui
l’enrichissent chaque jour. En effet, chacun
possède sa propre logique de
classement…comment choisir dans ce cas entre
le classement alphabétique, thématique,
chronologique, arborescent ? Dans quel
dossier placer un document qui pourrait
faire partie de plusieurs dossiers
simultanément ? Où trouver la
version opérationnelle d'un document présent
plusieurs fois dans la base ?
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Réponse : Acropolis Gestion du plan de
classement
Pour
répondre à ces problématiques, Acropolis
révolutionne le plan de classement. Ce
progiciel offre la possibilité de créer
et de faire évoluer une base
documentaire commune à toute la
collectivité, constituée de dossiers et de
documents uniques.
La particularité de
cette base : créer des liens entre les
documents et les dossiers pour qu'ils soient
classés de manière optimale et accessibles
facilement et rapidement. Dans cette base,
un document peut être lié à un ou plusieurs
dossiers et documents, et inversement.
Chaque document/dossier est unique et
numéroté et peut posséder différents états
(version antérieure, opérationnelle).
Acropolis
dépasse les barrières des plans classiques
pour offrir aux utilisateurs un espace
évolutif adapté au classement logique et au travail
collaboratif.
Acropolis offre des fonctionnalités étendues
de recherches (thématiques, mots clefs...),
d'indexation (mots clefs, thésaurus), de
suivi des documents et des délais,
d'archivage
Ce plan de classement répond aux exigences
de la charte Marianne.
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Réponse
précise aux activités et aux habitudes de travail