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Problématique
 L'efficacité
d'un organisme dépend en grande partie de la
pertinence et de la rapidité de circulation
de l'information. Le courrier en est l'un
des principaux vecteurs. Aujourd'hui, il est
souvent diffusé sous forme de photocopies
difficiles à gérer Or, pour satisfaire un administré, les délais de
réaction à ses demandes doivent être les
plus courts possibles.
Comment
automatiser la gestion du courrier de
manière à optimiser les relations citoyennes
et à renforcer l'efficacité et le travail
collaboratif au sein de l'administration ?
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Réponse : Acropolis Gestion du courrier
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Suivi des courriers, de leur
distribution jusqu'à leur traitement
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Dématérialisation unitaire ou par lots
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Centralisation des courriers numérisés et
circulation sécurisée (Workflow de
validation entre utilisateurs)
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Historisation et traçabilité
- OCR et
indexation par codes barres
- Recherche
rapide des courriers en fonction de nombreux
critères, de leur contenu ou d'un contexte
- Archivage et classement par thésaurus
métier (ISO 2788)
- Accès au courrier
depuis n'importe quel poste équipé d'une
connexion internet ou d'une boîte mail
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Suivi, par les citoyens, de l'avancée de
leurs demandes via un portail
En gérant son courrier de façon
dématérialisée, l'administration gagne en
efficacité : gestion d'une seule copie du
courrier original, travail collaboratif
autour des documents, circuits de validation
préétablis, circulation rapide, réponses
adaptées...
L'organisation offre à ses interlocuteurs des
réponses
adaptées, capitalise sur
les relations citoyennes et travaille efficacement et de
manière collaborative pour gagner en
cohérence et en rapidité.
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Gestion de tous les courriers entrants /
sortants / internes