Le 21 juin 2011, nous avons convié les collectivités dans les locaux de Microsoft pour notre séminaire "La gestion du courrier dans votre collectivité ? Comment ? Pourquoi ?". Mairies, Communautés d'Agglomération, Services Départementaux d'Incendie et de Secours...la diversité des collectivités était représentée ! L'événement, qui se déroulait durant la matinée, a été introduit par Philippe PLOT, directeur de l'agence MICROSOFT Centre-Est. Un logiciel et un partenariat Odyssée Ingénierie est "Microsoft Gold Partner" depuis 4 ans. Elle bénéficie ainsi de la technologie Microsoft ".Net" pour développer son logiciel ACROPOLIS et s'appuie sur les outils Microsoft (Sql, Visio...). Ce choix lui permet de garantir à ses clients la fiabilité et l'évolutivité de la technologie utilisée, l'intégration aux outils bureautiques et la compatibilité avec leur environnement de travail. Philippe PLOT, qui nous a fait le plaisir d'introduire notre événement, a rappelé aux participants que Microsoft accorde une grande importance à ses partenaires. 200 personnes chez Microsoft sont dédiées à ce réseau. Le directeur de l'agence Microsoft Centre-Est a également mis l'accent sur l'importance des outils de travail collaboratif, de gestion de documents et de gestion transversale d'informations. Ces outils (MS CRM, MS Project, SharePoint) sont complétés par ACROPOLIS qui les enrichit de ses processus métier et offre ainsi aux collectivités un espace de travail unifié, cohérent et ergonomique. Un logiciel de gestion du courrier ? Pourquoi ? Les collectivités souhaitent aujourd'hui optimiser leurs relations avec les citoyens tout en valorisant le travail de leurs agents. L'utilisation de technologies innovantes qui permettent de travailler en équipe et de gérer les processus documentaires est la solution optimale pour atteindre ces objectifs.   Une solution de "gestion du courrier" permet de rendre plus efficaces le partage et la transmission des documents, d'optimiser les coûts de classement et de stockage, d'assurer la traçabilité des documents et d'optimiser leur sécurité. Les agents retrouvent facilement les documents et accèdent rapidement à l'historique des relations citoyennes. Les citoyens, quant à eux, obtiennent rapidement des réponses et peuvent déposer leurs demandes en ligne.    Vision à 360° des informations   Présentation d'ACROPOLIS, progiciel évolutif et modulaire La matinée se poursuit avec la démonstration du progiciel ACROPOLIS animée par Jean-Claude ESTRAGNAT. La démonstration débute par la dématérialisation et l'enregistrement d'un courrier papier. Elle se poursuit par sa diffusion dans les services, son indexation par mots clés, son traitement. La gestion des e-mails est également présentée puisque Acropolis est totalement intégré à la messagerie Outlook. Cette fonctionnalité permet aux collectivités de simplifier la gestion de ce mode de communication de plus en plus utilisé par les citoyens. Pour clore la démonstration, nous présentons l'interface de géolocalisation interactive des demandes "GéoLiveCity". Elle constitue un canal direct de communication entre citoyens et collectivités : une carte de la commune est mise à disposition des citoyens qui peuvent déposer leur plainte à l'adresse concernée. Cette plainte est envoyée aux services municipaux pour prise en charge et les citoyens peuvent consulter son traitement en temps réel.    Un logiciel de gestion du courrier ? Comment ? Afin d'illustrer la réalisation d'un projet de gestion du courrier, rien de tel que de présenter des témoignages clients. Nous avions choisi de présenter le déroulement des projets du Conseil Régional Rhône-Alpes, de la Mairie de Chambéry, de la Communauté de Communes de Verdun et du SDIS 74 qui étaient en adéquation avec les projets des personnes présentes.   Chaque projet a ses spécificités : la gestion des courriers de la présidence puis des directions pour le CR Rhône-Alpes, la gestion des demandes citoyennes et des interventions pour la mairie de Chambéry, la gestion du courrier "multi-sites" pour la Communauté de Communes de Verdun, et la gestion du courrier et de la prévision pour le SDIS 74. Nous précisons bien à nos interlocuteurs qu'il est essentiel de bien réfléchir à leur organisation et au périmètre du projet. Il leur faut également constituer une équipe projet qui pilotera le projet et répondra aux demandes des utilisateurs pendant la phase d'appropriation du logiciel. Nous leur présentons notre méthodologie de projet "Ariane" qui constitue notre base de travail (mise en œuvre, paramétrage, formations...).   La gestion du courrier, une étape essentielle Les besoins des collectivités qui ont assisté à notre séminaires sont clairs : adéquation entre les demandes et les réponses apportées aux citoyens, posséder une base de connaissances commune, mettre en place des services en ligne, réduire les délais de réponse, créer des circuits de validation...Nous avons présenté l'ensemble de ces fonctionnalités et espérons avoir apporté aux collectivités la réponse à l'ensemble de leurs questions. Nous remercions les participants pour leur présence et nous invitons toutes les collectivités à s'inscrire, dès la rentrée, à nos prochaines démonstrations. A très bientôt. Aurélie BELLIART Responsable marketing opérationnel 04 72 24 42 25 - a.belliart@odyssee-ingenierie.com La loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 vous donne un droit de regard, de rectification et de retrait de vos données personnelles. Si vous souhaitez avoir accès à ces données, cliquez ici. Si vous ne souhaitez plus recevoir d'invitations d'Odyssée Ingénierie, cliquez ici. Copyright Odyssée Ingénierie. Tous droits de reproduction et d'utilisation réservés. Toutes les marques citées sont des marques déposées.