" Un constat récent fait apparaître que la demande d'un administré est en moyenne : enregistrée 1 fois photocopiée 2.5 fois acheminée 17 fois (copies et réponses) archivée et stockée (courrier et réponse)  2.5 fois." Mairies, communautés d'agglomération, conseils régionaux et généraux...chaque administration reçoit chaque jour plusieurs dizaines, voire centaines de courriers. Ils leur parviennent par différents moyens de communication : la Poste, le fax, Internet. Ils émanent majoritairement des administrés, des fournisseurs, des organisations liées (Préfectures, DDE, Services de l'Urbanisme...). La gestion de ces courriers, principaux vecteurs de l'information, concourt à l'efficacité de l'administration. Or, ils sont encore trop souvent traités sans être suivis ni tracés efficacement : photocopies intempestives, pertes, délais de réponse aléatoire... Cette gestion approximative et non collaborative allonge considérablement les temps de réponse, provoque l'insatisfaction des interlocuteurs, réduit l'efficacité de l'organisation et altère le suivi des correspondants et la relation entretenue. Suite à ce constat, de nombreuses administrations souhaitent  automatiser la gestion multicanal de leur courrier de manière à optimiser les relations citoyennes (charte Marianne, loi du 12 septembre 2000) et à renforcer leur efficacité grâce au travail collaboratif. Les logiciels de gestion du courrier offrent aujourd'hui aux collectivités les moyens de répondre à cette problématique. Ils proposent une approche dématérialisée de la gestion des courriers de tous types et de toutes natures en y alliant suivi et partage de l'information. Ils se basent sur la  numérisation du courrier pour simplifier son enregistrement et la gestion de son cycle de vie : - Enregistrement (numéro unique) - Dématérialisation - Suivi (de la distribution/diffusion à l'archivage) - Centralisation des courriers numérisés - Circulation sécurisée : Workflow de validation entre utilisateurs - Historisation et traçabilité - Gestion des temps - OCR et indexation par codes barres - Classement par thésaurus métier (ISO 2788), par dossiers - Liens avec des contacts/entreprises/dossiers/actions/autres documents - Recherche rapide des courriers - Archivage - Accès au courrier depuis n'importe quel poste équipé d'une connexion internet ou d'une boîte mail - Suivi , par les citoyens, de l'avancée de leurs demandes via un portail Les bénéfices consécutifs à la mise en œuvre d'une solution de ce type sont incontestables. Une gestion électronique du courrier permet à l'administration de gérer l'ensemble de ses courriers multicanal entrants, sortants et internes. Elle gagne ainsi en efficacité et en rapidité grâce : - à la gestion d'une seule copie du courrier original - au travail collaboratif piloté autour des documents - aux circuits de validation préétablis - à la traçabilité et au suivi de chaque courrier - aux réponses cohérentes et adaptées - à la possibilité de capitaliser sur les relations citoyennes Lire le témoignage de la Mairie de CHAMBERY. Les réponses d'Acropolis en matière de gestion du courrier. Demande de documentation Acropolis.