Outils de partage et de savoir, les documents représentent  un gisement de productivité qui, lorsqu'il est exploité, s'avère  être l'un des principaux moteurs d'une entreprise. Or, à l'heure actuelle, de nombreux documents sont "oubliés" par les organisations et 80% des informations du Front Office (entre autres le suivi client, les dossiers d'affaires, les actions de relance, les courriers de réclamations...) ne sont pas structurées. Elles sont pourtant primordiales pour le bon fonctionnement d'une entreprise et doivent être gérées au même titre que les informations BackOffice (factures, comptabilité, stocks).   La question se pose alors : Comment mon entreprise peut-elle gérer ces milliers de documents, courriers, e-mails, pages Web, fax, vidéos, qui sont créés ou visualisés chaque jour au sein de l'organisation et qu'il faut gérer, traiter, diffuser, archiver ? La réponse : Un progiciel de Gestion Electronique de Documents ! Ce type d'outil s'adresse aux entreprises qui souhaitent se doter d'une solution complète et performante capable de gérer le cycle de vie complet des documents de tous types (facture, réclamation client, invitation...) et de toutes natures (papier, e-mail, fax...). La majorité de ces outils, souvent d'un prix exorbitant, peu souples et complexes à mettre en œuvre, proposent une gestion classique des documents : - dématérialisation (numérisation à l'unité/par lot/et remplacement de l'original) - retraitement d'images - conversions d'images - enregistrement - classement et indexation (code barres, dossiers, thésaurus...) - recherches et requêtes - archivage (supports externes type CD, DVD) - publication. D'autres progiciels allient la Gestion Electronique de Documents et le travail collaboratif. Ils dépassent ainsi les limites de la GED et permettent aux utilisateurs de partager et de suivre leurs documents au sein d'une base unique. Ils sont basés sur des technologies récentes, moins onéreuses et proches des préoccupations des utilisateurs ce qui en facilite l'appropriation. En plus des principales fonctionnalités de la GED, les utilisateurs disposent : - de circuits de validation préétablis - de différents modes de diffusion (par mail, fiches de suivi, via le logiciel de GED) - du suivi et de la traçabilité associés aux échanges et aux manipulations Ces outils intégrés et modulaires offrent aux utilisateurs des possibilités optimales de personnalisation et de travail d'équipe autour des documents. Ils se concentrent sur les besoins métier quotidiens de l'entreprise tout en traitant et en faisant évoluer les différents processus existants étape par étape. A la clé, pour l'entreprise, des bénéfices incontestables qui vont de la réduction des coûts à l'amélioration de la qualité de service :  Accélération des processus internes reposant sur les documents grâce à une meilleure organisation interne Accroissement de l'efficacité et du travail collaboratif Traçabilité et historisation assurées Résolution de la problématique du plan de classement bureautique Obtention d'un bureau "sans papier" Economies de papier, gain de place Optimisation des coûts de classement et de stockage Gestion fine de la sécurité Capitalisation sur la gestion des informations Lire le témoignage de VELAN SAS. Les réponses d'Acropolis en matière de Gestion Electronique de Documents. Demande de documentation Acropolis.