Un nombre d'applications trop élevé... Le concept de Gestion de la Production Administrative Electronique (ou GPAE) fait face à un constat récent : le nombre de logiciels de gestion de l’information et des documents se multiplie au sein des organisations. Il n’est pas rare de voir une administration posséder plusieurs logiciels de Gestion Electronique de Documents, de Gestion du Courrier, de Gestion de contacts…chaque service s’équipe, plus ou moins anarchiquement, de solutions diverses et variées qui engendrent un morcellement applicatif dangereux pour le Système d’Information : en effet, ces applications, généralement incapables de dialoguer les unes avec les autres, vont gérer individuellement les informations Front Office vitales pour l’entreprise ou la collectivité. ...et des informations Front Office mal organisées Résultat de cette multiplicité d'applications logicielles : des informations difficiles à gérer, une gestion non structurée d’informations éparpillées sans aucun lien entre elles, des courriers présents dans plusieurs outils (Gestion du Courrier, arborescence Windows, gestion du contentieux…), des contacts saisis en double (annuaire, Gestion de la Relation Clients…). Les recherches se révèlent fastidieuses face à la multiplicité des logiciels et des données, les utilisateurs perdent leur temps, l’organisation est confrontée au surcoût de la gestion administrative, le suivi des relations avec l’extérieur n’est pas géré de façon optimale. La solution : un logiciel répondant au concept de GPAE Les progiciels répondant au concept de GPAE (Gestion de la Production Administrative Electronique) résolvent cette difficulté et luttent contre la multiplication des applications logicielles. Conçus pour les entreprises et les administrations, ils leur permettent de gérer de façon collaborative et pilotée l'ensemble de leurs informations Front Office dans une base unique : documents entrants/sortants/internes acteurs (personnes physiques et morales) tâches (agenda, temps) dossiers Modulaires et évolutifs, ces logiciels mettent en œuvre un Framework applicatif et technologique intégré et donnent aux organisations l’opportunité de s’équiper progressivement et de bâtir, en fonction de leurs besoins, un Système d’Information Documentaire Front Office cohérent. Généralement assimilés à des PGI Documentaires (Progiciels de Gestion Intégrés), ils permettent une gestion transversale, globale et cohérente des informations tout en répondant aux besoins métier verticaux des services et des utilisateurs, tels que : la gestion du courrier la gestion électronique de documents   la gestion de la relation clients/citoyens la gestion des réclamations (SAV, demandes habitants) la gestion des projets la gestion des délibérations... L’organisation dispose, grâce à ce type de progiciel, d’une base d’informations accessible à tous, sans doublons (aussi bien sur les documents et les dossiers que sur les contacts), possédant des outils de recherche adaptés et capable de lui fournir des indicateurs (tableaux de bord) sur ses activités de production administrative. Les bénéfices pour l’organisation sont incontestables autant à l’échelle de l’entreprise ou de la collectivité qu’à celle des utilisateurs : simplification de la gestion de la production administrative électronique gains de temps diminution des coûts grâce à l’accélération des échanges, la simplification des tâches, la  rapidité de recherche efficacité renforcée informations Front Office regroupées et gérées de façon collaborative pilotée réduction du volume de papier utilisé En savoir plus : Acropolis et la GPAE. Demande de documentation GPAE.